一 、函的概念
函又叫公函，适用于不相隶属机关之间商治工作 、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项 。不相隶属的机关 ，可以是一个系统内部的平级机关 ，也可以是双方在行政或组织上没有领导与被领导关系 、业务上没有指导与被指导关系的机关，在公文中属于平行文 。。
函的适用范围很广 ，使用频率高 。依据函的内容和用途来划分 ，函有如下种类：商洽函 、询问函、答复函 、请批函 、委托函、告知函 。
二 、函的结构和写法
函的格式包括标题 、主送机关、正文、落款四个部分。
1 、标题
标题一般由三个要素组成：发文机关 、事由、文种，如《关于商治与XX大学建立全面协作关系的函》 。复函的标题 ，一般在事由部分写明来函单位名称和具体事项 ，文种前加“复”字，如《关于XX局发放职工住房公积金的复函》 。
2 、主送机关
主送机关是对函负有办理或答复责任的机关 ，一般只有一个。
3 、正文
正文通常由发函缘由、具体事项和结束语构成 。
去函和复函在正文中的侧重点不同：
去函的正文首先陈述商洽 、请求 、询问有关事项的背景和缘由 ，然后写明具体事项和要求正文要求明确具体，简短扼要，语气谦和；
复函的正文通常先引述来函事项 ，一般由惯用语“你(贵)单位《XXXX》(来函标题名称及发文字号)收悉 ，经xx研究，现复函如下 ”来表述 ，然后针对来函提出的有关事项给予答复 ，要求说明情况，表明态度 ，并有针对性地提出办理意见 ，不能含糊其辞，模棱两可 。
函的结束语通常使用致意性用语。去函多用“特此函商 ，盼函复 ”、“特此函达” 、“请函复 ” 、“希见复为盼 ”等语；复函常用“此复”、“专此函复 ” 、“特此函告 ”等语。
4 、落款
在正文右下方标明发文机关名称 ，标示成文日期，并加盖印章 。
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