一份公文是否规范 ，第一眼往往看的就是格式 。公文的要素构成、页面设置 、字体字号 、行距版式 ，都由国家统一规范 。根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和 GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》，本文把标准公文的版式规范整理成一份可直接对照套用的速查手册，供机关办文人员参考、收藏。
一、公文由哪些要素组成一份标准的公文一般由 18 个要素组成：份号 、密级和保密期限 、紧急程度、发文机关标志 、发文字号 、签发人、标题 、主送机关 、正文、附件说明 、发文机关署名 、成文日期、印章 、附注 、附件、抄送机关、印发机关和印发日期 、页码。
这 18 个要素按版面位置 ，可以归为三个部分：
版头（眉首）部分：份号 、密级和保密期限、紧急程度 、发文机关标志 、发文字号、签发人；
主体部分：标题 、主送机关 、正文、附件说明 、发文机关署名 、成文日期、印章 、附注 、附件；
版记部分：抄送机关、印发机关和印发日期、页码 。
需要说明的是 ，上述要素并非每份公文都必须全部出现，而是按行文需要取用 。日常事务性材料（白头文件）可适当简化。
二 、页面设置（用纸与页边距）公文用纸统一采用 A4 纸 ，幅面为 210mm×297mm；版心尺寸为 156mm×225mm 。
表1 公文页面边距速查
项目 | 标准值 | Word 常用设置 |
上白边（天头） | 37mm±1mm | 3.7cm |
下白边（地脚） | 35mm±1mm | 3.5cm |
左白边（订口） | 28mm±1mm | 2.8cm |
右白边（翻口） | 26mm±1mm | 2.6cm |
实践中 ，不少单位采用简化设置：上 3.6cm 、左右 2.7cm，版面效果与标准值基本一致 ，亦可直接采用标准值 ，做到全文统一即可 。
三、字体字号速查公文字体字号有严格规定，下表为最常用的对应关系（三号字约为 16 磅 ，二号字约为 22 磅 ，四号字约为 14 磅）。
表2 公文字体字号速查
要素 | 字体 | 字号 |
发文机关标志 | 小标宋体字（红色） | 推荐用字 |
标题 | 小标宋体字 | 二号（22 磅） |
正文 | 仿宋体字 | 三号（16 磅） |
一级标题（一 、） | 黑体 | 三号 |
二级标题（（一）） | 楷体 | 三号 |
三级标题（1.） | 仿宋 | 三号 |
四级标题（（1）） | 仿宋 | 三号 |
五级标题（①） | 仿宋 | 三号 |
签发人姓名 | 楷体 | 三号 |
密级 、紧急程度 | 黑体 | 三号 |
份号 | 阿拉伯数字 | 三号 |
页码 | 半角宋体阿拉伯数字 | 四号 |
按国家标准，公文的正文一般每面排 22 行 ，每行排 28 个字 。
在 Word 中实现的方式是：行距设为固定值 ，一般取 28.8 磅，实践中常用 29 或 30 磅；段落不额外加大的段前段后间距 。
标题 、正文 、落款等所有内容均应限定在版心范围内，四边对齐 ，不越出版心。
五、结构层次序数及对应字体文中结构层次序数依次可以用“一 、”“（一） ”“1. ”“（1）”“①”标注 ，字体对应关系如下：
表3 结构层次序数与字体速查
层次 | 序数示例 | 字体 | 字号 |
第一级 | 一 、 | 黑体 | 三号 |
第二级 | （一） | 楷体 | 三号 |
第三级 | 1. | 仿宋 | 三号 |
第四级 | （1） | 仿宋 | 三号 |
第五级 | ① | 仿宋 | 三号 |
正文 | —— | 仿宋 | 三号 |
1.份号
公文印制份数的顺序号，涉密公文应当标注份号 。如需标注 ，一般用 6 位 3 号阿拉伯数字 ，顶格编排在版心左上角第一行 。
2.密级和保密期限
公文的秘密等级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密 ”“机密 ”“秘密”和保密期限 。如需标注，一般用 3 号黑体字 ，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注 。
3.紧急程度
公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当分别标注“特急 ”“加急 ” ，电报应当分别标注“特提”“特急 ”“加急 ”“平急”。如需标注，一般用 3 号黑体字 ，顶格编排在版心左上角 。份号 、密级和保密期限 、紧急程度同时标注时 ，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列 。
4.发文机关标志
由发文机关全称或者规范化简称加“文件 ”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时 ，发文机关标志可以并用联合发文机关名称 ，也可以单独用主办机关名称 。标志一般用红色小标宋体字 。
5.发文字号
由发文机关代字 、年份 、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号 。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布 。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称 ，用六角括号“〔〕 ”括入；发文顺序号不加“第”字 ，不编虚位（即 1 不编为 01），在阿拉伯数字后加“号 ”字。
6.签发人
上行文（如请示 、报告）应当标注签发人姓名 。“签发人 ”三字用 3 号仿宋体字 ，签发人姓名用 3 号楷体字 。上行文的发文字号居左空一字编排 ，与最后一个签发人姓名处在同一行。如有多个签发人，按发文机关的排列顺序从左到右 、自上而下依次均匀编排 ，一般每行排两个姓名 ，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐 。
7.标题
由发文机关名称、事由和文种组成 。一般用 2 号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置 ，分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整 、排列对称 、长短适宜、间距恰当 ，标题排列应当使用梯形或菱形。
8.主送机关
公文的主要受理机关，应当使用机关全称 、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置 ，居左顶格 ，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号 。上行文用 3 号黑体，下行文和平行文用 3 号仿宋体字 。
9.正文
公文的主体 ，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文 。一般用 3 号仿宋体字 ，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字 ，回行顶格 。
10.附件说明
公文附件的顺序号和名称。如有附件 ，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称；如有多个附件 ，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××××”） ，附件名称后不加标点符号；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐 。
11.发文机关署名
署发文机关全称或者规范化简称 。
12.成文日期
署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时 ，署最后签发机关负责人签发的日期 。
13.印章
公文中有发文机关署名的 ，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符 。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
加盖印章的公文：成文日期一般右空四字编排 ，印章用红色 ，不得出现空白印章 。单一机关行文时，一般在成文日期之上 、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期 ，使署名和成文日期居印章中心偏下位置 ，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内 。联合行文时，各署名按发文机关顺序整齐排列 ，印章一一对应 、端正 、居中下压 ，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心。
不加盖印章的公文：单一机关行文时 ，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名 ，在署名下一行编排成文日期，首字比署名首字右移二字；如成文日期长于署名 ，应当使成文日期右空二字编排 ，并相应增加署名右空字数。联合行文时，先编排主办机关署名 ，其余署名依次向下编排 。
14.附注
公文印发传达范围等需要说明的事项 ，如“（此件发至县团级） ”“（此件公开发布） ”等，编排在成文日期下一行居左空二字加圆括号标注 。
15.附件
公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并与正文一起装订时页码连续编排 。
16.抄送机关
除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关 ，应当使用机关全称 、规范化简称或者同类型机关统称 。
17.印发机关和印发日期
公文的送印机关和送印日期 ，编排在版记中。
18.页码
一般用 4 号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下 ，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘 7mm 。单页码居右空一字 ，双页码居左空一字 。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码；公文的附件与正文一起装订时 ，页码应当连续编排。
七 、红头文件版式结构速览一份完整的红头文件 ，自上而下可以概括为三个板块：
版头（眉首）：份号（版心左上角第一行）→ 密级和保密期限（第二行）→ 紧急程度 → 发文机关标志（居中、红色）→ 发文字号（标志下空二行居中）→ 签发人（上行文）→ 红色分隔线 。
主体：标题（红色分隔线下空二行居中）→ 主送机关（标题下空一行顶格）→ 正文（每段左空二字）→ 附件说明 → 发文机关署名 → 成文日期 → 印章 → 附注 → 附件 。
版记：抄送机关 → 印发机关和印发日期 → 页码。
八 、常见易错点提醒1.标题误用普通黑体加粗，而未使用二号小标宋体字；
2.正文误用宋体 ，而未使用仿宋体字；
3.一级标题误用加粗仿宋 ，而未使用黑体；
4.发文字号的年份误用方括号或圆括号，而未使用六角括号“〔〕”；
5.发文顺序号编虚位（写成“01 ”） ，标准要求不编虚位；
6.行距未设为固定值 ，导致每面行数 、每行字数达不到“22 行×28 字 ”的要求；
7.附件说明、附注 、抄送机关等按需要素漏标或位置错放；
8.落款（署名 、成文日期）与正文分离、单独出现在末页 。
（本文依据《党政机关公文处理工作条例》与 GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》整理，供学习参考；实际办文以本机关正式规定为准 。）
本文来自作者[郯明宇]投稿，不代表点新号立场，如若转载，请注明出处：https://sc-hx.cn/cshi/202609-11845.html
评论列表（3条）
我是点新号的签约作者“郯明宇”
本文概览：版记是什么(版记是什么意思)一份公文是否规范，第一眼往往看的就是格式。公文的要素构成、页面设置、字体字号、行距版式，都由国家统一规范。根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔...
文章不错《版记是什么(版记是什么意思)》内容很有帮助