函是《党政机关公文处理工作条例》中规定的15个文种之一 ，是机关工作中十分常见 、使用广泛的文种 。正确使用函的种类 ，精准表述函的内容，恰当运用函的语言 ，对体现公文的严肃性 ，维护机关形象及权威，具有重要意义 。
正确理解函的概念
函适用于不相隶属机关之间商洽工作 、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。按照行文方向划分 ，函属于平行文 。但使用函这种平行文 ，并不意味着发函与收函单位级别完全对等 。
对函的定义的理解，关键要把握“不相隶属机关 ”这个概念。有两种情况：一是发函和收函单位在同一系统内 ，但不相隶属 ，且级别相同，因没有上下级关系，往来公文无法使用请示或报告等文种 ，通常会使用函；二是发函和收函单位不在一个系统 ，既没有行政上的领导与被领导关系，也没有业务上的指导与被指导关系 ，双方级别也许有高低上下之分 ，单位性质可能也各不相同，这种情况如有公文往来 ，一般也会使用函 。
准确把握函的特点
函具有以下特点：
行文主体的灵活性 。由于函适用于不相隶属机关之间的公文往来 ，所以函对发文和收文机关的资格要求相对宽松灵活。党政机关 、社会团体 、企事业单位之间均可相互发函，不受其他公文种类所特有的严格行文关系的约束 。
沟通双方的平等性 。平行文的要素使函具有发文、收文双方身份平等的特点。即使双方在级别上存在高低差异 ，但级别高的单位行文姿态和用语措辞也不能居高临下 ，带有命令性或强制性；同样，级别低的单位无论发函还是复函 ，也无需措辞过于谦恭 ，只需恰当平等地沟通即可。
事项内容的单一性 。函的内容必须是单一的，一函一事，具有非常明确的针对性 。对某一事项或问题进行商洽 、询问或答复 ，目的是办理具体事项 ，解决实际问题。如果一函多事，可能会出现某事可办 、其他事不可办、某事先办 、其他事后办等情况 ，造成工作无法继续推进的局面 。
分清 、用对函的种类
函的分类 ，按主动与被动划分，可分为两类 ，即去函和复函 。去函是指主动向对方单位发出公函 ，复函则是对收文的回复。
如果按内容再细分，去函可以分为：
商洽函 。适用于单位之间的沟通协调、信息交流、资源共享 、属地配合等事项 。如 ，用于联系参观 、调研、考察或对某一政策规定征求意见建议等事项。
询问函 。适用于政策法规 、工作进展 、专项业务方面的咨询和了解情况等事项 。
申请函。适用于向主管部门或有关单位请求批准某事许可 ，如帮助解决资金、物资 、设备，请求提供业务指导或人力支援等事项 。
告知函 。适用于政策法规出台及印发 ，单位机构 、职能、人员及办公场所变更 ，举办会议活动等需要对方及时知晓的事项。
此外，还有邀请函 、委托函等多种形式。
复函则主要有三种：
答复函 。适用于针对来函提出的商洽 、联系、询问 、邀请 、委托等事项，作出明确答复 。
批准（同意）函。适用于针对来函提出的申请事项 ，回复是否批准（同意） 。
意见函 。适用于针对来函提出的申请、商洽、征求意见等事项 ，提出意见及建议。
分清 、用对函的种类，才能在写作过程中对内容阐述 、语言表达把握得更精准 ，从而提高行文的规范性 ，提升工作沟通效率和质量 。
清晰表达函的内容
函讲究开门见山，直陈其事 ，力求言简意赅 ，避免空话套话 。无论是去函还是复函，在内容表达方面 ，拟写时要把握几个关键点：
写清行文理由。开篇需简明扼要地说明发函的缘由、目的或依据 ，把背景交代清楚，理由写充分 ，既体现出发文的必要性 ，又有利于提高收文单位的重视程度，进而有助于相关工作的贯彻实施 。
图一
如图一 。此函开头将发函目的 、缘由陈述得清晰明了，对于落实和推进此项工作具有积极作用。
如果是复函 ，则开头先表示来文收悉 ，引用来文的标题 、发文字号等，然后再根据复函内容提供相关依据 。
阐明办理事项 。这是全文的核心部分 ，也是写作的重点。拟写去函时 ，对于需要商洽、询问 、告知和请求批准的事项，阐述要清楚 、具体、简洁 ，若事项较多 ，可分条列项说明，确保条理清晰。
图二
如图二 。此函将具体内容分项排列 ，条理清晰 、文字简洁 ，让收函者一目了然，目标任务明确 ，不会因产生歧义和疑问导致工作延误 。
明确工作要求。批准同意或部署布置某项工作时 ，除了工作任务和具体事项要拟写清楚外，需要强调工作的重要性 、必要性、紧迫性等方面要求的，一定要明确提出 ，能提供指导意见的 ，要一并提出 。
及时准确可靠 。复函需要及时处理，迅速回复；拟写复函时 ，要注意内容的针对性 ，应紧扣来函需求，需逐条回应的要逐条答复；复函提供的信息要真实 、准确 、可靠。
写好结尾用语 。应根据函的不同种类使用恰当的结尾用语 。去函常用“请予支持为盼 ”“特此函告”“特此函商 ”“特此函询 ”“盼复”“敬请函复 ”等；复函则常用“特此函复 ”“专此函复”“此复 ”等。
恰当运用函的语言
“行文主体的灵活性 ”和“沟通双方的平等性”决定了函的语言特点和语气基调 。
用语礼貌 。函的用语通常较为礼貌、平和 ，比较注意分寸 ，讲求客观诚恳，通常用商洽的语气 ，主要显示彼此尊重。例如 ，经常使用“贵单位”“恳请 ”“商请 ”“盼复”等尊敬谦逊的词语 。语气不卑不亢，表述客观公正 ，一般不使用命令性或恭维性的语言 。
表述简洁。函的行文通常比较简短 ，语言也需简洁明了。用精练的语言传达准确的信息，避免冗长繁杂的表述 。
措辞准确 。函应该使用规范的书面现代汉语，用语要反复斟酌 ，表达精准 ，避免使用语义模糊、似是而非的表述。
此外，函的格式相对比较固定 ，标题 、文号 、主送机关、发文机关 、发文时间及盖章等公文格式在行文中要用对用准 。
了解掌握函的写法 ，在机关工作中写好函 、用好函，对准确传达信息、维护公文往来双方的合作关系至关重要 ，也为推动相关工作奠定基础 。
作者：韩晓非
来源：秘书工作
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